1. ELABORACIÓN DE CARTAS COMERCIALES
NORMA TÉCNICA ICONTEC 3393
DEFINICIONES
Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:
CARTA: comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales, igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados.
CLASIFICACIÓN
Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramación de la primera hoja y dos estilos para la presentación, así:
MODELOS
MODELO 1: Para el diseño de la papelería se distribuye en tres zonas (1 y 2 para datos del remitente y la 3 se deja libre para sello de registro o fecha de recibido).
MODELO 2: Se distribuye en dos zonas (1 para los datos del remitente y la 3 que se deja libre). Ver Figura 1.
ESTILOS
BLOQUE EXTREMO: Todas las líneas parten del margen izquierdo
BLOQUE : Las líneas de número, fecha, nombre del remitente y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
ZONAS
ZONA 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT
ZONA 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad
ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro
PARTES DE LA CARTA
NUMERO: Consecutivo, lo puede anteceder el código de la dependencia. De 2 a 3 interlíneas del margen superior.
FECHA: Ciudad de origen y fecha de envío, de 2 a 3 interlíneas del número, en orden día, mes y año; sin separarlo con punto. (Santiago de Cali, 20 de agosto de 2003)
DATOS DEL DESTINATARIO
Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario específico.
De 4 a 6 interlíneas según la extensión de la carta, pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlínea sencilla.
TRATAMIENTO: o título académico, se escribe con mayúscula inicial (Señor, Señora, Doctor, Ingeniero,...)
NOMBRE DEL DESTINATARIO: En mayúscula sostenida o mayúscula inicial, con los dos apellidos. No se utiliza negrilla. (Jhon Freddy Cuesta López)
CARGO: Se escribe con mayúscula inicial. (Gerente). Cargos extensos pueden repartirse en dos renglones sin efectuar división silábica.
EMPRESA: Con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo. (I.C.B.F., SENA o Sena, ICONTEC o Icontec)
DIRECCIÓN O APARTADO: Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan dos espacios a máquina o cuatro en computador entre el número de la calle y el de la puerta. Opcional la abreviatura de número No.. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida,... (Carrera 57 14E-48). En caso de apartado se anota en un solo número (Apartado 43567).
NOMBRE DE LA CIUDAD: Se identifica por su nombre aún tratándose de correspondencia local. (Bucaramanga, Santander)
PAÍS: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensión de los datos.
ASUNTO: (Opcional). Constituye la síntesis de la carta en máximo cuatro palabras, mayúscula inicial. (Vencimiento póliza 456890).
SALUDO O VOCATIVO: Para las damas el nombre y para los caballeros el apellido.
Como saludo independiente se escribe a dos interlíneas del asunto. (Apreciado señor Gómez)
Como parte inicial del texto se escribe a tres interlíneas del asunto. (Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucía, y confirmamos...)
TEXTO: Se escribe a una interlínea, dos entre párrafos. Se debe tener en cuenta:
Tratar un solo tema por carta
Omitir temas personales en cartas comerciales
Hablar de usted
Sin errores técnicos, ortográficos, mecanográficos, gramaticales o de puntuación
Sin borrones ni repisados
Comienza a tres interlíneas del asunto
PÁGINAS SUBSIGUIENTES
Se pueden utilizar hojas en blanco o que sólo tengan el logotipo.
La calidad, color, tamaño del papel deben ser los mismos.
El encabezado se ubica entre dos a tres cm del borde superior de la hoja en papel blanco y a dos interlíneas del logo, con mayúscula inicial.
La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre destinatario, estos datos contra el margen izquierdo y la página al margen derecho.
(Ingeniero Luis Castañeda Londoño 2)
El primer párrafo de las líneas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado.
En caso de terminar página sin finalizar párrafo, se dejan mínimo dos renglones y se pasan dos a la nueva página.
La última página debe contener mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida.
DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto. (Cordialmente, Para nosotros es un gusto servirle.)
REMITENTE: El nombre se sitúa de cuatro a seis interlíneas de la despedida, en mayúscula sostenida o inicial en concordancia con el nombre del destinatario. El cargo en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar.
LINEAS ESPECIALES
ANEXO o ANEXOS: Si se requiere se detallan en el texto. Después del firmante a dos interlíneas seguida de dos puntos, a dos espacios se enuncia la cantidad, de preferencia se hace claridad en número de hojas o tipo de anexo. (Anexo: uno (10 hojas)).
COPIA: a dos interlíneas del firmante o de la línea de anexos contra el margen izquierdo. Sin abreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios se relacionan los destinatarios así: tratamiento, nombre, cargo; si es externo se adiciona la empresa. (Sr. Julio Sánchez Chacón, Gerente CENS E.S.P.). Si son varios destinatarios puede ir uno debajo del otro o en línea seguida.
Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian.
IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: a dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña. (María S., Pablo Z.)
ASPECTOS GENERALES DE LA CARTA
Las palabras escritas con mayúscula sostenida no se dividen.
Conveniente tildar vocales escritas con mayúscula sostenida.
No exagerar uso de mayúsculas sostenidas.
Escribir con mayúscula inicial nombres propios, asimismo distinguir nombre propio de término genérico.
Utilizar debidamente la separación silábica y mecanográfica.
Al escribir un valor numérico con el símbolo de una unidad de medida, éstos se separan por un espacio en blanco. (1 cm, 1 g).
Al mencionar fecha en texto se escribe completa (día, mes y año).
Las cifras de dinero no se separan con espacio sino con coma en los decimales, con punto en unidades de mil y apóstrofo para unidades de millón. El signo de $ unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresión en letras.
En la escritura eventual de números dentro de un texto, del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras.
Cuando los números hagan parte de rangos, grados, porcentajes, se escriben en cifra.
Cantidades del 16 al 29 en una palabra y del 31 en adelante en dos palabras.
Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios, indicativo entre paréntesis.
Para la denominación de la hora local se utiliza modelo internacional de 24 horas.
Es incorrecto el uso de abreviaturas, excepto cuando formen parte del nombre o razón social.
Para cartas de un párrafo es conveniente modificar los límites de medidas convencionales:
3 interlíneas entre el margen superior y el número
3 interlíneas entre el número y la fecha
6 interlíneas para iniciar destinatario
El párrafo a interlineación de uno y medio o dos y el doble para la despedida.
Las líneas especiales se pueden separar por 3 interlíneas.
No se cambia la interlineación sencilla para los datos del destinatario y remitente.
4. ELABORACIÓN DE SOBRES
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369
Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío.
PARTES
Tercio izquierdo: Anotaciones tales como CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, etc., las cuales se ubican centradas en la parte inferior.
Tercio central para ubicar datos del destinatario.
Tercio derecho para uso exclusivo de la oficina de correo.
ASPECTOS GENERALES SOBRES
•El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño de la papelería.
•Se recomienda que los sobres de manila lleven impresos el membrete.
•En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armonía con el tamaño.
•El tamaño debe ser el adecuado según anexos.
•Para sobres de manila a partir del tamaño carta se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida a interlineación de 1 y medio•La impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila puede hacerse en sentido vertical u horizontal, en el último caso se deja la solapa al lado derecho.
•Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir número telefónico antes de la ciudad.
•Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y se recomienda un tamaño apropiado.
•Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al documento.
