martes, 7 de septiembre de 2010

5. ELABORACIÓN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS


  1. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369

Documento en el consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.

>         CLASIFICACIÓN

Registrada y no registrada

>         REQUISITOS

MARGENES:  Igual a la carta

TITULO:  Nombre del grupo que se reúne.  Aclarar cuando sea de carácter extraordinario.

PRESENTACIÓN:  En hojas sueltas o en libros.  Se redactan en tiempo pasado.  No se inicia con gerundio.

No debe presentar errores mecanográficos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.  Sin borrones ni repisados.

>         PAGINAS SUBSIGUIENTES

¤                Papel del mismo color, calidad y tamaño.
¤                Encabezamiento de 2 a 3 cm del borde superior contra el margen izquierdo.  Se identifica con el nombre de la reunión y el número separado con guión, al margen derecho se escribe el número.
¤                Se inicia párrafo de 2 a 3 interlíneas del encabezado.

>         REQUISITOS ESPECÍFICOS

RAZÓN SOCIAL:  Margen superior de la primera página

TITULO:  Nombre de la reunión   y su naturaleza, centrados, mayúscula sostenida a 3 interlíneas del logo  (Puede ir en negrilla).
  
DENOMINACIÓN  DOCUMENTO Y NÚMERO:  A 3 interlíneas del título se ubica la palabra 

ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número.

FECHA:  Al margen izquierdo, a 3 interlíneas de la denominación del documento
FECHA:  en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos.  Al frente se escribe la fecha.

HORA:   Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas.  Al frente se escribe la hora de inicio y la de finalización de la reunión.  (HORA:  De 09:15 a las 10:30  horas)

LUGAR:  Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas de hora, en mayúscula sostenida de dos puntos.  (Hotel El Barón, Salón Diamante)

ASISTENTES:  Margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas, mayúscula sostenida y seguida de dos puntos.  Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicial a interlineación sencilla, separando cargo con coma.  (Ingeniero Eduardo Casas Burgos, Presidente).

Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora lista aparte que se incluye como primer anexo y se especifica así:   

ASISTENTES:  Lista adjunta  (120 personas)

INVITADOS:  Se mencionan en caso de existir.

AUSENTES:  Se mencionan en caso de existir con o sin justificación.

ORDEN DEL DIA:  Contra el margen izquierdo a 3 interlíneas del último nombre y con mayúscula sostenida.  De 1.5 a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial.  Entre un tema y otro se deja 1.5 o 2 interlíneas.

DESARROLLO:  Al margen izquierdo, a 3 interlíneas y con mayúscula sostenida.  A 2 interlíneas se inicia el primer tema  (con negrilla si se desea).  A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto a interlineación sencilla.

CONVOCATORIA:  Si se programa una nueva reunión.  Contra el margen izquierdo a 3 interlíneas.  Se indica fecha y hora de la próxima reunión.

FIRMAS DE LOS ASISTENTES:  En mayúscula sostenida, debajo el cargo con mayúscula inicial.

ANEXOS:  Si los hay

IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR:  Si se desea.

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